טיפים‏ > ‏

איך לנהל את תקציב הגן / הכיתה

נשלח 1 ביולי 2015, 2:01 על ידי Benny Michailovici   [ עודכן 29 בספט׳ 2016, 1:33 ]
אומנם פחות קשור לניהול תקציב המשפחה אבל אני מאמין כי פוסט זה יעזור לכל מי שרוצה להתנדב ולנהל את כספי הגן או בית הספר.
יש לי וידוי אישי - אומנם יש לי 3 ילדים אבל רק לפני שנתיים "נודבתי" לתחום הגזברות בגן ובבית  הספר ולמדתי לא מעט דברים ואני אשמח לחלוק אותם בפוסט הבא , וכמובן שמצורפים קבצי אקסל לפוסט הנ"ל שיעזרו לכם להתנהל.

ההבדל העיקרי בין ניהול חשבון של גן לניהול חשבון של בית ספר הוא בסכומים הנגבים ובהתנהלות , מכיוון שבבית הספר לרוב כל מה שנגבה ע"י הועד הוא למטרת פעילות הועד הייתי ממליץ שלא לפתוח חשבון בנק לועד ולהתנהל במזומן בלבד , לרוב מדובר על סכום של אלפי שקלים בודדים לכל הכיתה וחבל לבזבז כסף על עמלות , בגן הסיפור שונה מכיוון  שאם אתם גם גובים על הזנה מדובר על עשרות אלפי שקלים ונהוג לגבות את הכסף מההורים במספר תשלומים ולכן אין מנוס, חייבים לפתוח חשבון.

צעד ראשון:
בניית תקציב שנתי 
כאן תמצאו באקסל המפורט מטה (אחד לגן והשני לבית הספר) ובו טאב של תכנון תקציב אני מאמין כי זה יעזור לכם ביצור התקציב, הסעיפים הם דינמיים וניתן "לשחק" איתם , כמו בתקציב הבייתי הייתי ממליץ להשאיר סכום ל"בלת"ם" שישרת אתכם לכל הדברים ששכחתם / שגיאתם בהערכת העלות שלהם / לא חשבתם עליהם בתחילת השנה.
לרוב מקיימים  2-3 מפגשים של הועד בתחילת השנה ובהם בונים את התקציב  , כאשר מומלץ לקיים גם ישיבת ועד יחד עם הגננת / מורה בתחילת שנה (ולהם יש את הידע והניסיון לעזור לכם לבנות את התקציב).

צעד שני:
גביית התשלומים מההורים
  • אני ממליץ לשלוח את התקציב בצורה מפורטת גם במייל וגם להדפיס ולתלות בגן , לרוב ההורים לא נוטים לשלוף את הארנק ולשלם מיידית ולכן ידעו על מועדי האיסוף והקציבו זמן מקסימאלי לסיום איסוף הכסף (תמיד יהיו כאלו שיצטרכו  גם תזכורת אישית).
  • בגן במידה ואתם גם גובים על הזנה אני ממליץ ללכת לקראת ההורים ולחלק את הכסף למספר תשלומים (מספר התשלומים תלוי בכם - רק קחו בחשבון שאת הצ'קים הדחויים תצטרכו לשמור אצלכם ותאלצו לגשת לבנק להפקיד אותם בכל מועד , אני אישית "פירקתי" ל3 תשלומים אפשריים אבל הדגשתי להורים שנשמח לקבל את הכל בצ'ק ובתשלום בודד למעט תשלום לועד שאותו גבינו במזומן והוא שימש לנו כ"קופה קטנה" ).
  • הפקה של אישורי תשלום - בעזרת מסמך WORD והפונקציה Mail merge הפקתי אישורי תשלום להורים -בנוסף לשקיפות (כך ההורים יודעים בוודאות שהכסף התקבל), יש כאלו המקבלים החזרים ממקום העבודה וזה עוזר להם ולכן מומלץ בחום.
מכאן ואילך מיועד רק לגזבר בגן :-) ..

צעד שלישי: 
מומלץ לייצר חותמת של הועד לדוגמא: "ועד גן אמירים" , את החותמת תעבירו כמתנה לגן הלאה לשנים הבאות, עלות של חותמת היא כ- 30-40 שקל ואיתה מומלץ שתחתמו על הצ'קים להסבה (יחסוך בעיות של צ'קים חוזרים והרבה "כאב" ידיים).

צעד רביעי:
פתיחה של חשבון בבנק או בדואר
היתרונות של פתיחת חשבון בבנק הדואר הם פטור מלא מעמלות, החיסרון שיש לעמוד בתור להפקדה או משיכה של כסף ואי אפשר להתנהל באינטרנט או באפליקציה.
אני אישית בחרתי לפתוח חשבון בבנק "רגיל" וזאת בגלל היתרונות של שימוש במעטפות שירות , בצ'קים שאיתם אפשר לשלם לספקים וכי אפשר להתנהל באינטרנט ומהנייד , והעלות היא יחסית זניחה.
כשפותחים חשבון בנק לועד יש לפתוח חשבון שהוא למטרה קהילתית ולא חשבון אישי (כך שאם במידה והחשבון האישי נקלע לקשייים כספיים לא יתבצע שום עיקול גם על כספי הועד).
החוק מגדיר חשבון קהילתי כחשבון שמנוהל למטרות קהילתיות (חשבון המנוהל לטובתם או לרווחתם של חברי  קהילה מסוימת כגון: ועד כיתה/גן, ועד הורים, בית כנסת, ועד שכונה, עמותה העוסקת באיסוף תרומות) לטובת קבוצה גדולה או בלתי מוגדרת של נהנים, ובלבד שניתן לכך אישור האחראי על איסור הלבנת הון בבנק. פתיחת חשבון כאמור תותנה בהצהרה של המבקש לפתוח חשבון, על המטרה המיוחדת של החשבון תוך סימון החלופה: "החשבון מנוהל למטרות קהילתיות לטובת קבוצה גדולה או קבוצה בלתי מוגדרת של נהנים (כפוף לאישור האחראי על איסור הלבנת הון בבנק)". סניף המבקש לפתוח חשבון כאמור, יעביר לידי היחידה לאיסור הלבנת הון את טופס ההצהרה על נהנים ובעלי שליטה כפי שמולא ע"י הלקוח ומכתב מלווה של הלקוח המפרט את מהות פעילותו הקיימת ו/או העתידית, פירוט המטרה המיוחדת של ניהול החשבון, צפי המחזור השנתי בחשבון, מקור הכסף אשר יופקד בחשבון והמטרות אשר לקיומן הוקם הגוף הפותח את החשבון.
 
חשבון ועד אינו חשבון פרטי, חברי הועד  מוגדרים כחותמים בשם והינם בעלי עניין אולם אינם בעלי חשבון.

מוומלץ שכבר בהקמת החשבון תפקידו בו כסף כדי שלא תיכנסו למינוס , בגלל העמלות שהבנק גובה , ותוכלו כבר בהקמת החשבון גם להזמין פנקסי צ'קים.
המלצה שלי היא להפקיד צ'קים במעטפות שירות - יחסוך לכם זמן וכסף - באקסל תמצאו טאב של הפקדות צ'קים לבנק - מלאו אותו ופשוט הדפיסו אותו וצרפו אותו למעטפת השירות ,יעזור לכם לעקוב אחרי הצ'קים ויחסוך לכם לכתוב את מעטפת השירות (זיכרו כי אפשר להפקיד עד 20 צ'קים במעטפה אחת).

צעד אחרון:
מעקב אחר ההוצאות, היו מסודרים , באקסל תמצאו טאב של תכנון מול ביצוע , תראו שאתם עומדים בתקציב שהעמדתם לרשותכם, עקבו אחר התנהלות החשבון ותראו שצ'קים שנתתם אכן יצאו ושצ'קים שהפקדתם אכן הופקדו ושהחשבון מתנהל לפי התוכנית.
בגן מכיוון שמדובר על הרבה כסף הייתי ממליץ לכם לשמור על קבלות שתקבלו מכל פעילות כדי שחס וחלילה מישהו לא יאשים אתכם שלקחתם כסף לכיסכם.
ושקפו תמיד את ההתנהלות הכספית לכל מי שמבקש ופרסמו אותו לכל ההורים לפחות פעמיים בשנה.


טיפים לחיסכון בתקציב הגן:
  • בנושא ההזנה הסייעת היתה מזמינה לגן אוכל מהמכולת השכונתית (אומנם העלות היא גבוהה יותר מהסופר אבל הם לא גבו משלוח ונתנו יחס אישי וגם זה "שווה כסף") אבל קניה חד פעמית בתחילת שנה של שימורים (טונה , זיתים , תירס וכו') וחד"פ לכל השנה בסופר הזול חסכה לנו לא מעט כסף ובמאמץ קטן יחסית.
  • איסוף פחיות ובקבוקים - אספנו במשך השנה בקבוקים למחזור כאשר כל פעם הורה אחר התנדב להעביר את הבקבוקים למחזור בכסף שנאסף העשרנו את הגן בדפי ציור ובצ'ופרים לילדים
אשמח לקבל הערות ובמידה ואתם משפרים את האקסל של ניהול תקציב הגן / בית הספר , אשמח שתשתפו אותו איתי כדי שאוכל לשתף אותו עם כולם.

בהצלחה :-)
Ĉ
Benny Michailovici,
1 ביולי 2015, 2:01
Ĉ
Benny Michailovici,
29 בספט׳ 2016, 1:32
Comments